List of active policies

Name Type User consent
Datenschutzerklärung Site policy All users
Nutzungsbedingungen Site policy All users

Summary

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zuge Ihrer Nutzung der HAW-internen Moodle-basierten Lehr- und Lernplattform EMIL.

Full policy

Datenschutzrechtlich verantwortlich

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO (EU-Datenschutzgrundverordnung), des HmbHG und sonstiger relevanter Datenschutzbestimmungen:

Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW Hamburg)
Berliner Tor 5
D-20099 Hamburg

Tel +49 40 42875 0
Fax +49 40 42875 91 49
E-Mail info(@)haw-hamburg.de


Behördliche Datenschutzbeauftragte

Datenschutzbeauftragte der HAW
Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW Hamburg)
Berliner Tor 5
D-20099 Hamburg 
Tel +49 40 42875 9042
E-Mail datenschutz(@)haw-hamburg.de

Fachverantwortlich für die Plattform EMIL

Prof. Dr. Heike Neumann (E-Learning-Beauftragte des Präsidiums der HAW Hamburg):
elearning-beauftragte@haw-hamburg.de


Logfiles und Dauer der Speicherung

Server

Bei jedem Zugriff auf die Plattform EMIL und bei jedem Abruf einer Datei übermitteln Sie über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver.
Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver temporär in einer Logdatei aufgezeichnet:
·         IP-Adresse des anfragenden Rechners
·         Datum und Uhrzeit des Zugriffs
·         Name, URL und übertragene Datenmenge der abgerufenen Datei
·         Zugriffsstatus (angeforderte Datei übertragen, nicht gefunden etc.)
·         Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems (sofern vom anfragenden Webbrowser übermittelt)
·         Webseite, von der aus der Zugriff erfolgte (sofern vom anfragenden Webbrowser übermittelt)

Die Verarbeitung der Daten in dieser Logdatei geschieht wie folgt:
·         Die Logeinträge werden kontinuierlich automatisch ausgewertet, um Angriffe auf die Webserver erkennen und entsprechend reagieren zu können.
·         In Einzelfällen, d.h. bei gemeldeten Störungen, Fehlern und Sicherheitsvorfällen, erfolgt eine manuelle Analyse.
·         Logeinträge, die älter als sieben Tage sind, werden durch Kürzung der IP-Adresse anonymisiert und dann als Back-up drei Monate aufbewahrt und dann gelöscht.

Moodle-Instanz

Von der Moodle-Instanz werden ebenfalls Logfiles erstellt. Folgende Daten werden bei Zugriffen von Administrator*innen und Nutzer*innen auf Moodle in Form eines Datenbankeintrags (TXT-File) erfasst:
·         Name des Zugreifenden
·         Zeitpunkt des Zugriffs
·         Bezeichnung des Zugriffs
·         Art des Zugriffs
·         Zweck des Zugriffs.

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist erforderlich, um eine Auslieferung der Plattforminhalte an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse Ihres Rechners für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Website, zur Optimierung der Inhalte der Website sowie zur Sicherstellung der Sicherheit der informationstechnischen Systeme.
Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Alle Protokolldaten der Moodle-Instanz werden ein Jahr nach dem jeweiligen Zugriff gelöscht.


Login-/Nutzerdaten und Dauer der Speicherung

Die Erstellung eines EMIL-Accounts basiert auf Ihrer HAW-Kennung beim ersten Login in EMIL. Die Nutzerdaten werden vom IDM-Server der HAW Hamburg bezogen. Für externe Nutzer*innen werden bei Bedarf durch den ITSC Gastaccounts eingerichtet, denen ein festes Enddatum zugeordnet wird.
In den User-Profilen können in Ergänzung zu den systemseitig bereits mit der Nutzerkennung vorhandenen Angaben wie Studienfachsemester und Studiengang freiwillig zusätzliche Angaben gemacht werden, für deren Inhalt jede*r selbst verantwortlich ist. Die Sichtbarkeit der E-Mail-Adresse kann im User-Profil eingestellt werden. Das User-Profil ist mit Vor- und Nachnamen, der Beschreibung, der E-Mail-Adresse (optional) und den freiwilligen weiteren Angaben für die Lehrenden und die anderen Teilnehmenden in den besuchten Kursen sichtbar.
Bei Exmatrikulation, Ende der Beschäftigung oder dem Ablauf des Gültigkeitszeitraums des Gastaccounts werden die EMIL-Accounts deaktiviert.
Die von Ihnen eingebrachten Daten und Materialien sind durch die Art der erledigten Aufgaben oder Tätigkeit bedingt bzw. personenabhängig/freiwillig.
Lernräume (Kurse) werden vorbehaltlich längerer durch die Prüfungsordnungen vorgegebener Archivierungsfristen für Prüfungsleistungen für die Dauer von acht Semestern vorgehalten; für diese Zeit bleiben die Nutzer*innen in den Kurs eintragen. Nutzeraktivitäten (eingereichte Hausaufgaben o.ä.) bleiben erhalten, bis der jeweilige EMIL-Account gelöscht wird. Forenbeiträge bleiben anonymisierter Form erhalten und werden mit dem betreffenden Kursraum gelöscht.
Eine Übersicht zur Speicherung personenbezogener Daten in Verbindung mit der Nutzung von didaktischen und organisatorischen Elementen der Lernplattform EMIL findet sich unter: https://www.elearning.haw-hamburg.de/mod/book/view.php?id=38825&chapterid=4730.

Es obliegt Ihnen, benötigte Daten vor den genannten Löschfristen zu sichern. Die HAW Hamburg ist vorbehaltlich Ihrer Rechte aus Artikel 22 DSGVO berechtigt, sämtliche während der Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeicherten Daten unwiederbringlich zu löschen.


Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Logfiles sowie auch der Anmelde- und Nutzerdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 4 HmbDSG i.V.m. §§ 3 und 111 HmbHG: 
Die Datenverarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde. Die Aufgabe besteht darin, als Hochschule eine digitale Lehr- und Lernplattform bereit zu stellen, um den Hochschulangehörigen und berechtigten Dritten auf diese Weise zeitgemäßes Lehren und Lernen zu ermöglichen.


Cookies

Für den Zugriff auf EMIL müssen Cookies im verwendeten Internet-Browser zugelassen sein. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf der Festplatte Ihres Rechners dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die das Cookie setzt (hier der HAW Hamburg), bestimmte Informationen zufließen. Rufen Sie diese Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem Ihres Rechners gespeichert werden. Cookies enthalten eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.
Es werden transiente und persistente Cookies eingesetzt.
Transiente Cookies werden automatisch gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählt das Session-Cookie („MoodleSession“). Dieses speichert die sog. Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Das Session-Cookie wird gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.
Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Art der eingesetzten Cookies unterscheiden kann.
Das sog. MoodleID-Cookie dient der bequemen Nutzung der Plattform. Dieses Cookie speichert den Anmeldenamen im Webbrowser und bleibt auch nach dem Abmelden erhalten. Beim nächsten Login ist dann Ihr Anmeldename bereits eingetragen. Dieses Cookie können Sie durch technische Einstellungen unterbinden, müssten dann aber bei jedem Login Ihre Anmeldedaten neu eingeben.
Als Nutzer*in haben Sie die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung bzw. Speicherung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Um EMIL nutzen zu können, müssen Sie die Verwendung des Cookies „MoodleSession“ erlauben.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 4 HmbDSG: Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde. Das Setzen eines Cookies ist erforderlich, um den Anmeldevorgang und die Nutzung der Lernplattform möglichst nutzerfreundlich zu gestalten.


Beiträge und Bewertungen

Im Verlauf der Nutzung von EMIL können in den Kursen weitere Datenerfassungen bzw. -speicherungen entstehen, beispielsweise in Form von Beiträgen innerhalb der Aktivitäten Forum, Wiki, Arbeitsaufgabe, Test und Abstimmung. Foren- und Wiki-Beiträge sind nur für die Teilnehmenden eines Kurses sichtbar.
Lösungen und Bewertungen von Arbeitsaufgaben und Tests sowie Abstimmungsinhalte können nur von den Einreichenden selbst und den Lehrenden bzw. betreffenden Tutor*innen eingesehen werden.
Mit dem Austragen von Teilnehmenden aus einem Kurs werden deren Beiträge und Bewertungen komplett gelöscht und sind daraufhin nicht mehr sichtbar und verfügbar.

Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe der verarbeiteten Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer eine solche ist zur Verfolgung von Rechtsansprüchen erforderlich oder es besteht eine entsprechende gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.


Datensicherheit

Die Anmeldung bei EMIL sowie die Kommunikation und der Datentransfer innerhalb der Plattform erfolgen über eine verschlüsselte Verbindung.
Für eventuell erforderliche Wiederherstellungen des Systems wird täglich ein Backup mit einer Aufbewahrungszeit von einer Woche erstellt. 
Eine Indizierung der Kursräume durch Suchmaschinen ist durch Vornahme entsprechender Einstellungen nicht möglich.


Administration

Administrator*innen haben grundsätzlich Zugang zu allen innerhalb von EMIL angesammelten Daten, dürfen unter Berücksichtigung des Rollen-/Berechtigungskonzepts von dieser Möglichkeit jedoch nur im Rahmen ihres Aufgabenspektrums Gebrauch machen und auch keine Daten an Dritte weitergeben.


Dauer der Verarbeitung

Die im Zusammenhang mit der Nutzung von EMIL gespeicherten Daten werden nur für die oben genannten Zwecke und nur so lange wie für den jeweiligen Zweck oder gesetzlich erforderlich gespeichert.

Benutzerkonten EMIL

nach Exmatrikulation bei Studierenden,

nach Austritt bei Beschäftigten, bei Gästen wird ein Ablaufdatum generiert

Protokolldaten Zugriffe EMIL (Verfahren sowie Serverebene)

nach 1 Jahr

Inhaltsdaten Kursräume

nach 8 Semestern


Betroffenenrechte

Gemäß der DSGVO stehen Ihnen als von der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Betroffenen verschiedene Rechte zu.

a)      Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO).
b)      Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DS-GVO).
c)       Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DS-GVO).
d)      Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DS-GVO).

Beruht die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung, können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die HAW Hamburg, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei der/beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (Art. 77 DS-GVO).


Kontakt

Wenn Sie weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wünschen, senden Sie bitte eine E-Mail an: elearning-beauftragte@haw-hamburg.de.




Summary

Geltungsbereich, Änderungen der Nutzungsbedingungen

Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung der Lehr- und Lernplattform EMIL durch HAW-Angehörige und sonstige Berechtigte.
Die HAW Hamburg ist jederzeit berechtigt, diese Nutzungsbedingungen zu ändern. Die Nutzenden werden in diesem Fall informiert.


Full policy

Geltungsbereich, Änderungen der Nutzungsbedingungen

Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung der Lehr- und Lernplattform EMIL durch HAW-Angehörige und sonstige Berechtigte.
Die HAW Hamburg ist jederzeit berechtigt, diese Nutzungsbedingungen zu ändern. Die Nutzenden werden in diesem Fall informiert. 


Zugang zu EMIL

Wer an Kursen in EMIL teilnehmen oder EMIL auf sonstige Weise nutzen möchte, benötigt einen Nutzeraccount.
Das Anlegen eines Nutzeraccounts erfolgt automatisch bei der ersten Anmeldung mit der HAW-Kennung nebst Passwort oder auf Antrag manuell durch das ITSC.
Durch das erstmalige Anmelden in EMIL bzw. die Beantragung des Nutzeraccounts werden diese Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung zur E-Learning-Plattform EMIL der HAW Hamburg anerkannt. 


Kursräume

Grundsätzlich haben alle Lehrenden und Mitarbeitenden der HAW Hamburg Anspruch auf die Einrichtung von Kursräumen für ihre Lehrveranstaltungen oder im Zusammenhang mit Studium und Lehre stehenden Aktivitäten.

Hinweis für Lehrende:

Sie müssen das Anlegen von Kursen in EMIL durch einen formellen Nutzungsantrag (EMIL-Raum-Bestellsystem oder per E-Mail) bei Ihrer entsprechenden Ansprechperson beantragen. Daraufhin werden die Kursräume von der lokalen Fakultätsadministration mit den entsprechenden Berechtigungen eingerichtet.

 Die Kurse in EMIL sind in der Regel durch einen Einschreibeschlüssel auf den Studierenden-, Lehrenden- bzw. Nutzerkreis beschränkt, für den sie vorgesehen sind. Den Einschreibeschlüssel teilen die Lehrenden in ihren Präsenzveranstaltungen bzw. auf anderem Wege mit. Einschreibeschlüssel können bei Bedarf geändert werden. Auf Wunsch der Lehrenden können Kursräume, soweit urheberrechtlich zulässig (s.u.), auch ohne Einschreibeschlüssel eingerichtet werden.


Urheberrecht und Nutzungsrechteeinräumung

Als Nutzer*in von EMIL sind Sie gehalten, EMIL im Rahmen des geltenden Urheberrechts zu nutzen.
Wir verweisen diesbezüglich auf das Urheberrechtsgesetz, speziell das Gesetz zur Anpassung des Urheberrechts an die Erfordernisse der Wissensgesellschaft“ (UrhWissG)  (hier insb. § 60a UrhG), sowie weitergehende Informationen hierzu auf den Seiten der HAW-Hamburg und bei ELAN e.V..)
Sie räumen der HAW Hamburg im Zuge der Nutzung das Recht ein, die in EMIL abgelegten Dateien und Daten bei berechtigten Abfragen im Rahmen des oben genannten Nutzungszweckes öffentlich zugänglich zu machen und sie hierzu insbesondere zu vervielfältigen und zu übermitteln (inkl. der Vervielfältigung zu Zwecken der Datensicherung). Diese Rechteeinräumung ist aus juristischen Gründen notwendig, um Ihre Dateien und Daten für Ihre eigenen Zugriffe bereitstellen zu können.
Die von Ihnen in EMIL abgelegten Daten und Dateien können von Dritten nur eingesehen werden, wenn Sie sie diesen über einen Einschreibeschlüssel zugänglich machen.


Online-Prüfungen

Klausuren dürfen nur dann EMIL-unterstützt erfolgen, wenn sich die Prüflinge dabei unter Aufsicht von Lehrenden an Computer-Arbeitsplätzen der HAW Hamburg befinden oder die eindeutige Identität der Prüflinge auf andere Art und Weise sichergestellt ist.
Eine eindeutige Feststellung der Identität der Nutzenden, wie sie für Online-Prüfungen erforderlich  ist, ist innerhalb von EMIL nicht möglich.
Eine vollständige Ausfallsicherheit von EMIL während Online-Prüfungen kann nicht garantiert werden. 


Befragungen

Namentliche und anonyme Befragungen unter den EMIL-Nutzer*innen können mit der Moodle-Aktivität Befragung („Questionnaire“) durchgeführt werden.
Anonyme Befragungen können durchgeführt werden, indem in den Einstellungen der Lernaktivität der Modus „anonyme Befragung“ gewählt wird. Innerhalb dieser Aktivität können Antworten nicht einzelnen Nutzer*innen zugeordnet werden.
Um Anonymität auch bei kleinen Umfragen bzw. einer geringen Teilnehmerzahl zu gewährleisten, ist bei anonymen Befragungen zusätzlich darauf zu achten, dass der jeweilige Lernraum so eingerichtet wird, dass eine Teilnahme oder ein Interesse an der Befragung nicht sichtbar wird. Zu diesem Zweck müssen die Einstellungen so vorgenommen werden, dass die Teilnehmerliste nicht einsehbar ist und keine Einsicht in die Logfiles besteht. Dies betrifft sowohl Befragende als auch Befragte.

 

Veröffentlichung von Inhalten mit personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten (inkl. von Dritten erstellte/zusammengestellte Daten) sind vor Veröffentlichung der Kursinhalte aus diesen zu entfernen bzw. entsprechend zu anonymisieren, sofern keine Rechtsgrundlage (z.B. Forschungszwecke oder eine Einwilligung) für deren Nutzung vorliegt. Liegt eine Rechtsgrundlage vor, aber ist die Verarbeitung nicht mehr erforderlich, sind die Daten zu löschen.
Personenbezogene Daten, die in EMIL abgelegt sind, dürfen nur für Zwecke der jeweiligen Lehrveranstaltung auf anderen Rechnern, Servern oder Datenträgern außerhalb der Plattform gespeichert werden.


Pflichten der Nutzer*innen

Als Nutzer*in von EMIL sind Sie verpflichtet,
-          Ihre Zugangsdaten gegen eine unbefugte Verwendung durch Dritte zu schützen und Ihr Passwort sowie den jeweiligen Ihnen mitgeteilten Einschreibschlüssel geheim zu halten (Die gewährten Zugriffs- und Nutzungsrechte sind nicht übertragbar.);
-          die Anforderungen und Bestimmungen des Datenschutzrechts einzuhalten sowie Persönlichkeits- und Urheberrechte anderer zu respektieren;
-          unberechtigte Vervielfältigungen der Software, die zum Betrieb dieses Dienstes dient, zu unterlassen;
-          die Begrenzung des Nutzungszwecks von EMIL als Lehr- und Lernraum oder zum Austausch, der Kooperation und Kollaboration rund um Studium und Lehre zu beachten.

Es ist untersagt,
-          in EMIL zugänglich gemachte Daten unbefugt an Dritte weiterzugeben, zu veröffentlichen bzw. öffentlich (im Internet) zugänglich zu machen oder kommerziell zu nutzen;
-          in EMIL beleidigende, diffamierenden, verleumderischen, obszöne, pornographische, volksverhetzende oder rassistische Inhalte hochzuladen;
-          EMIL für gewerbliche Zwecke zu nutzen;
-          Handlungen vorzunehmen, die darauf ausgerichtet sind, EMIL funktionsuntauglich zu machen, die Nutzung zu erschweren oder die gespeicherten Daten missbräuchlich auszuspähen, zu manipulieren oder zu löschen. 


Konsequenzen von Verstößen

Besteht der begründete Verdacht, dass die gespeicherten Dateien und Daten rechtswidrig sind, Rechte Dritter verletzen und/oder gegen sonstige einschlägige gesetzliche Bestimmungen verstoßen, ist die HAW Hamburg ungeachtet sonstiger straf-, zivil- oder arbeitsrechtlicher Konsequenzen zur sofortigen Sperre Ihres Zugangs zu EMIL berechtigt.
Ein begründeter Verdacht für eine Rechtswidrigkeit und/oder eine Rechtsverletzung liegt insbesondere dann vor, wenn Gerichte, Behörden, Betroffene und/oder sonstige Dritte die HAW Hamburg hiervon in Kenntnis setzen. Die HAW Hamburg hat Sie in einem solchen Fall von der Sperre und dem Anlass bzw. Grund hierfür unverzüglich zu verständigen.
Die Sperre ist aufzuheben, sobald der Verdacht entkräftet ist.

  

Gewährleistung und Haftung

Durch Anlegen des Nutzer-Profils stimmen Sie ausdrücklich zu, dass der Gebrauch von EMIL sowie der dort abgelegten Inhalte auf eigenes Risiko erfolgt.
Die HAW Hamburg
-          übernimmt keine Gewährleistung für die Richtigkeit und Qualität der Inhalte der auf EMIL abgelegten Materialien und Daten.
-           gewährleistet nicht, dass die Programmfunktionen den Anforderungen der Nutzer*innen genügen.
-          haftet nicht für Schäden, die aufgrund der Nutzung von EMIL oder von auf EMIL abgelegten Inhalten entstehen.

Sie haben die HAW Hamburg von allen Ansprüchen freizustellen, wenn die HAW Hamburg durch Dritte wegen einer diesen Nutzungsbedingungen zuwiderlaufenden, missbräuchlichen oder sonstigen rechtswidrigen Nutzung Ihrerseits auf Schadensersatz, Unterlassung oder in sonstiger Weise in Anspruch genommen wird.


Sonstiges

Ergänzend gelten die Benutzungsordnung für die Informationsverarbeitungs­infrastruktur der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW Hamburg) sowie die Satzung über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten an der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg in ihren jeweils gültigen Fassungen.